Promotion
am Fachbereich Biologie

Leitfaden zur Promotion

Der Weg bis zur Erlangung des Doktortitels gliedert sich in mehrere Abschnitte. Was in den einzelnen Abschnitten zu beachten ist, erfahren Sie auf dieser Seite und im Leitfaden Promotion. Eine Übersicht über den Ablauf der Promotion entnehmen Sie der Zeitachse.

Sie haben ein geeignetes Promotionsthema und eine Betreuerin bzw. einen Betreuer am Fachbereich Biologie der TUDa gefunden. Nun benötigen Sie eine:n Ko-Betreuer:in zur weiteren Unterstützung Ihrer Promotion.

Betreuung der Promotion

Die Betreuung von Promotionen wird in §10 der PO/AT und in den Besonderen Bestimmungen des Fachbereichs geregelt. Normalerweise werden Promotionen von Professor:innen der TUDa betreut. Die Besonderen Bestimmungen des Fachbereichs legen fest, wer am Fachbereich Biologie die Betreuung übernehmen kann. Eine weitere betreuende Person kann auch aus allen in § 11 PO/AT der TU Darmstadt genannten Personengruppen gewählt werden. Diese beinhalten unter anderem hauptamtliche Professor:innen anderer Fachbereiche, anderer Universitäten oder Hochschulen für angewandte Wissenschaften, sowie Honorarprofessor:innen und Privatdozent:innen dieser Institutionen. Auch Nachwuchswissenschaftler:innen der TUDa und anderer wissenschaftlicher Institutionen können Betreuungsfunktionen übernehmen, wenn sie die in der PO/AT genannten Kriterien erfüllen (Rekrutierung in einem qualitätsgesicherten, wettbewerblichen Verfahren mit unabhängigen externen Gutachten, Ziel der Qualifikation für eine Professur).

Weiterhin kann in Absprache eine zusätzliche Person gewählt werden, die das Promotionsprojekt begleitet und insbesondere bei Fragen zum Promotionsverlauf und zur Karriereentwicklung zur Verfügung steht.

Wichtig ist, die Funktionen von Betreuenden und Referierenden zu unterscheiden:

Die betreuenden Personen werden bei Annahme der Promovierenden am Fachbereich bestimmt. Sie begleiten die Promovierenden während ihrer wissenschaftlichen Tätigkeit und leisten fachliche Beratung. Weiterhin sichern sie die Qualität der Arbeit durch regelmäßige Fortschrittskontrollen und bieten ein Mentoring an, das auch Aspekte der Karriereplanung beinhalten sollte (siehe auch Abschnitt 2).

Die Referierenden werden bei Eröffnung des Promotionsverfahren, d. h. nach Abgabe der Doktorarbeit, vom Promotionsausschuss bestimmt und fertigen ein schriftliches Gutachten zur Arbeit an. Die Promovierenden können hierfür Personen vorschlagen. In der Regel sind dies die betreuenden Personen, es ist aber kein Automatismus vorgesehen und ein:e Betreuer:in hat kein Anrecht darauf, in einem eröffneten Promotionsverfahren auch als Referierende:r zu fungieren (siehe auch Abschnitt 4).

Danach müssen Sie Ihre Promotion am Fachbereich anmelden. Der Promotionsausschuss (Zusammensetzung siehe § 3 PO) prüft Ihre Voraussetzungen. In der Regel qualifiziert ein abgeschlossenes Masterstudium in Biologie oder verwandten naturwissenschaftlichen Studiengängen zur Promotion. Bei einem Staatsexamen LAG oder einem FH-Studium setzt der Promotionsausschuss ein Eignungsfeststellungverfahren an. Hier werden die Eignung auf selbstständiges wissenschaftliches Arbeiten festgestellt sowie eventuell Auflagen erteilt, für die Promotion notwendige Studieninhalte während des ersten Jahres zu absolvieren. Diese Studieninhalte sind zusätzlich zu weiteren Kursen und Veranstaltungen des strukturierten Ausbildungsprogramms (siehe unten) zu absolvieren.

Antrag auf Annahme als Doktorand:in am Fachbereich:

Um formell mit Ihrer Promotion beginnen zu können, müssen Sie sich zunächst als Doktorand:in am Fachbereich anmelden, und zwar zu Beginn der Promotionsarbeit. Ferner sind Sie gemäß § 2 Abs. 3 der Einschreibordnung der TU Darmstadt (ESO) verpflichtet, sich an der TU Darmstadt mindestens zu registrieren bzw. ggf. auch einzuschreiben.

Alle notwendigen Formulare finden Sie hier:

  1. Füllen Sie zunächst das Formular Antrag auf Annahme als Doktorand:in / Betreuungszusage aus.

Antrag auf Annahme als Doktorand:in / Betreuungszusage (wird in neuem Tab geöffnet)

Antrag auf Verlängerung der Annahme als Doktorand:in (wird in neuem Tab geöffnet)

  1. Registrieren Sie sich dann online um dort Ihre Daten zu übermitteln (dieser Prozess ist nicht zu verwechseln mit der Einschreibung/Immatrikulation an der TU Darmstadt)

Online-Registrierung

  1. Richten Sie dann das Gesuch um Annahme als Doktorand:in an das Dekanat des Fachbereichs Biologie. Dem Antrag sind beizufügen:
    • den unterschriebenen Antrag auf Zulassung aus der Online-Registrierung
    • das Formular „Antrag auf Annahme als Doktorand:in/Betreuungszusage“
    • die Zeugnisse der qualifizierenden Hochschulabschlüsse. Unbeglaubigte Kopien genügen, wenn die Originale vorgelegt werden.
    • bei einer geplanten externen Dissertation an einem außeruniversitären Forschungsinstitut oder einer anderen Universität eine kurze Darstellung der Thematik der beabsichtigten Dissertation sowie das schriftliche Einverständnis der externen Betreuerin bzw. des externen Betreuers.

Mit der Bestätigung über die Annahme als Doktorand:in können Sie sich im Anschluss auf freiwilliger Basis als Promotionsstudierende:r an der TU Darmstadt einschreiben/ immatrikulieren.

Gemäß der Promotionsordnung der TU Darmstadt müssen alle Doktorand:innen über ein persönliches E-Mail-Postfach erreichbar sein und sind verpflichtet, ihre persönlichen Daten in TUCaN aktuell zu halten. Bitte melden Sie deshalb Änderungen der Anschrift, der E-Mail-Adresse sowie Namensänderungen umgehend dem Studierendenservice und informieren Sie auch unser Dekanat.

Der Fachbereich bietet ein strukturiertes Ausbildungsprogramm für alle Promovenden an. Dieses beinhaltet:

Betreuungsvereinbarung:

Zu Beginn der Promotion unterzeichnen Promovierende und Betreuende eine Vereinbarung, die die jeweiligen Rechte und Pflichten festlegt. Das Ziel ist es, dass Promovierende und Betreuende in einer strukturierten Zusammenarbeit das wissenschaftliche Projekt so gestalten, dass es erfolgreich in dem vorgegebenen zeitlichen Rahmen abgeschlossen werden kann.

Betreuungsvereinbarung (wird in neuem Tab geöffnet)

Thesis advisory committee (TAC):

Zusätzlich zum Betreuenden werden Promovierende durch ein Komitee aus erfahrenen Wissenschaftler:innen unterstützt. Dem Komitee können außer Betreuer:in und Co-Betreuer:in bis zu zwei weitere Mitglieder angehören. Hier ist der Kreis der möglichen Personen weiter gefasst, neben Professor:innen, habilitierte Personen oder promovierten Wissenschaftler:innen des Fachbereichs können auch promovierte Wissen-schaftler:innen anderer Fachbereiche und externer Forschungseinrichtungen mitwirken. Treffen des TAC sollte innerhalb von 6 Monaten nach Anmeldung der Promotion erfolgen. Weitere Treffen finden jährlich statt. Eine Woche vor den Treffen schickt der/die Promovend:in einen kurzen Bericht an das TAC. Nach dem Treffen wird eine aktualisierte Version mit Kommentaren und Vorschlägen des TACs zirkuliert. Sollte der Verlauf des TAC-Meetings nicht zufriedenstellend sein, wird dieses innerhalb von 6 Monaten wiederholt. Sollte die Wiederholung des Treffens erneut unbefriedigend verlaufen, empfiehlt das TAC die Beendigung des Promotionsverfahrens.

Formular zur Dokumentation des TAC-Meetings (wird in neuem Tab geöffnet)

Ausbildungsprogramm:

Um die Qualifizierung der Promovierende zu unterstützen, wird die individuelle Arbeit an einem wissenschaftlichen Projekt von einem Ausbildungsprogramm begleitet.

Das strukturierte Ausbildungsprogramm des Fachbereichs umfasst dabei folgende Punkte:

  • mindestens zwei Kurse aus dem Ingenium Programm der TUDa; mit Zustimmung der/des Betreuenden können alternativ auch andere Kurse besucht werden
  • mindestens ein Vortrag oder eine Posterpräsentation im Rahmen des PhD Symposiums des Fachbereichs
  • zusätzliche Kurse, die als Auflage im Rahmen eines Eignungsfeststellungsverfahrens festgelegt wurden
  • eine aktive Teilnahme an (internationalen) Konferenzen / Symposien wird empfohlen
  • in der Promotion angefügten CV sollten folgende Informationen aufgeführt werden:
      • Teilnahme an (internationalen) Konferenzen / Symposien (Posterpräsentationen oder Vorträge spezifizieren)
      • Laboraustausche
      • Wissenschaftliche Lehrgänge

Selbstorganisation / Promovierendenvertreter:

Die Promovierenden wählen zwei Vertreter:innen, die als Ansprechperson für den Fachbereich dienen, die Belange der Promovierenden vertreten, konstruktiv an der Weiterentwicklung des Ausbildungsprogramms mitarbeiten und bei auftretenden Konflikten vermittelnd tätig werden. Die Vertreter:innen werden von einer allgemeinen Versammlung aller Promovierenden für zwei Jahre gewählt.

Betreuungswechsel:

Sollte im Verlauf der Promotion ein Wechsel der Betreuung bzw. Co-Betreuung notwendig werden, erfolgt dies entsprechend der Regelungen im § 10 (3) der PO/AT. Dazu ist erforderlich, dass die bisherigen und zukünftigen Betreuenden über den Wechsel informiert wurden und diesen schriftlich bestätigen. Weiterhin müssen dem Promotionsausschuss die Gründe mitgeteilt werden (Formular „Betreuungswechsel“). Bei auftretenden Konflikten erhalten alle Beteiligten die Möglichkeit, dem Promotionsausschuss ihren Standpunkt darzulegen.

Betreuungswechsel (wird in neuem Tab geöffnet)

Nach Abschluss der wissenschaftlichen Arbeit haben Sie zwei Möglichkeiten, diese als Promotion am Fachbereich einzureichen:

Kumulative Dissertation

Bei dieser Form muss die Dissertation mindestens zwei inhaltlich in Bezug zueinanderstehende Publikationen enthalten, bei denen der/die Doktorand:in alleinige/r oder geteilte/r Erstautor:in ist. Eine der Publikationen muss in einem wissenschaftlichen Publikationsorgan mit „peer review“-Verfahren zur Veröffentlichung akzeptiert sein. Eine weitere Publikation muss zumindest als Preprint veröffentlicht sein, wenn sie noch nicht bei einer Zeitschrift angenommen wurde. Als weitere Kapitel der kumulativen Dissertation können neben weiteren Publikationen auch noch nicht veröffentlichte Manuskripte angefügt werden. Hierfür ist auch die am Ende dieses Leitfadens angefügte Erklärung über die Beiträge aller Beteiligten notwendig (PO/AT §9 (5)).

Der wissenschaftliche Zusammenhang ist von der Kandidat:in in einer Synopse bestehend aus einer Einleitung und einer abschließenden Diskussion aller Kapitel darzulegen.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, muss noch gewährleistet sein, dass Ihr Eigenanteil an allen enthaltenen Publikationen eindeutig und rechtssicher bestimmt wird. Deshalb wird von der PO/AT eine Erklärung gefordert, in der Sie für jede Publikation detailliert Ihren Beitrag erläutern (siehe Appendix 1). Diese Erklärung muss von allen Autoren der jeweiligen Publikation gegengezeichnet werden und ist Teil der Prüfungsakte. Nur im Fall, dass Autoren nicht mehr erreichbar sind, kann der/die korrespondierende Autor:in die Veröffentlichung stellvertretend unterzeichnen.

Monographie:

Bei dieser Form handelt es sich um ein eigenständiges Werk, das meist aus einer Einleitung, Material- und Methodenteil, Ergebnissen sowie einer Diskussion besteht. Eingerahmt wird das Ganze von einer Zusammenfassung sowie einem Literaturteil. Von dieser Gliederung kann auch abgewichen werden, zum Beispiel indem verschiedene Kapitel mit ähnlicher Gliederung zusammengefasst werden. Wichtig ist, dass diese Arbeit nur eigene Ergebnisse enthält und alle fremden Anteile als solche markiert sind (neben Literaturzitaten zum Beispiel fremde Abbildungen u. ä.). Falls Abbildungen aus anderen Werken übernommen werden, ist vom Verfasser die Rechteübertragung zu gewährleisten.

Sprache: Die Dissertationsschrift kann sowohl auf Deutsch, als auch auf Englisch verfasst werden. Zur Publikation auf dem Hochschulpublikationsserver wird eine Zusammenfassung in beiden Sprachen benötigt.

Das Titelblatt der Dissertation muss bestimmte Informationen enthalten. Weiterhin muss die Dissertation eine rechtlich bindende Erklärung (Vorlage „Ehrenwörtliche Erklärung“) enthalten, dass die Arbeit abgesehen von den in ihr ausdrücklich genannten Hilfen selbstständig verfasst wurde und Sie bei der Verfassung der Dissertation die „Grundsätze zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis an der Technischen Universität Darmstadt“ und die „Leitlinien zum Umgang mit digitalen Forschungsdaten an der TU Darmstadt“ in den jeweils aktuellen Versionen beachtet haben. Diese muss aus rechtlichen Gründen auf Deutsch erfolgen, eine englische Übersetzung kann ergänzt werden.

Für beides finden Sie entsprechende Vorlagen auf der oben verlinkten Webseite.

Ehrenwörtliche Erklärung (wird in neuem Tab geöffnet)

Mit der Abgabe der Dissertationsschrift beginnt die letzte Phase Ihrer Promotion. Hierzu beantragen Sie die Einleitung des Promotionsverfahren beim Dekan bzw. der Dekanin des Fachbereichs. Bitte reichen Sie im Dekanat folgende Unterlagen ein:

  1. Antrag auf Zulassung zur Promotionsprüfung (wird in neuem Tab geöffnet)
  2. eine elektronische Version der Dissertation für das Dekanat, (USB-Stick im Umschlag mit Name, Vorname, Fachgebiet und Promotionsdatum).
  3. ein Nachweis über die Zahlung der Promotionsgebühr in Höhe von €100
    • TU Darmstadt
    • Stadt- und Kreissparkasse Darmstadt, Projektnummer: 40100191
    • IBAN: DE36 508 501 500 000 704 300
    • Verwendungszweck: „Promotionsgebühr + Ihr Name
  4. im Falle eines Eignungsfeststellungsverfahrens die Abschlussbescheinigung über die erworbenen Kreditpunkte
  5. Bei kumulativer Promotion sind die entsprechenden Bestimmungen zu beachten (siehe oben).

Der Promotionsausschuss prüft Ihren Antrag und bestimmt den/die Erstreferent:in und eine:n Korreferent:in für die Dissertation. § 11 (Abs. 2 und 3) PO/AT sowie die Besonderen Bestimmungen des Fachbereichs regeln, wer als Referierende bestellt werden können. In Ihrem Antrag machen Sie einen Vorschlag für die referierenden Personen. In der Regel sind dies der/die Betreuer:in und der/die Ko-Betreuer:in der Promotion. Vorschläge sollen im Vorhinein abgestimmt werden. Nachträgliche Änderungen der Kommission müssen vom Promotionsausschuss genehmigt werden.

Mit Eröffnung des Promotionsverfahren setzt der Promotionsausschuss auch die Prüfungskommission ein. Diese setzt sich wie folgt zusammen:

  • ein:e Vorsitzende:r aus der Gruppe der hauptamtlichen Professor:innen des Fachbereichs Biologie
  • die Referierenden der Dissertation
  • ein:e weitere:r Professor:in der TUDa oder anderer Universitäten, ausgewiesene Nachwuchswissenschaftler:innen und Gruppenleiter:innen des Fachbereichs sowie führende Wissenschaftler:innen anerkannter außeruniversitärer Forschungseinrichtungen; die Voraussetzungen werden in § 11 (Abs. 2 und 3) der PO/AT festgelegt

Mindestens die Hälfte der Mitglieder der Prüfungskommission muss aus der Gruppe der hauptamtlichen Professor:innen am Fachbereich Biologie stammen. Ist die/der Vorsitzende verhindert, übernimmt ein Mitglied der Prüfungskommission aus dieser Gruppe die Funktion.

Die Prüfungskommission entscheidet über Annahme, Änderung oder Ablehnung der Dissertation, führt die Disputation durch und bewertet die Promotionsleistungen. Sie entscheidet, ob die Disputation zu wiederholen ist, und legt die Auflagen für die Veröffentlichung der Dissertation fest.

Extern betreute Promovierende anderer wissenschaftlicher Einrichtungen können zu diesem Zeitpunkt in das Verfahren einsteigen. In diesem Fall sagt der Fachbereich eine Begutachtung der Promotion anstelle einer Betreuung zu. Das strukturierte Ausbildungsprogramm steht zu diesem Zeitpunkt nicht zur Verfügung, ansonsten gelten die unter Anmeldung der Promotion aufgeführten Voraussetzungen.

Die Referierenden erstellen innerhalb von acht Wochen unabhängig voneinander Gutachten über die Promotion, welche dem Dekan bzw. der Dekanin zugeleitet werden. Darin werden entweder die Annahme oder die Ablehnung der Arbeit empfohlen. Bei Annahme erfolgt eine Bewertung mit den Noten:

- ausgezeichnet

- sehr gut

- gut

- genügend

Wenn beide Gutachten die Arbeit als „ausgezeichnet“ bewerten, kann dieses Prädikat auch für die Gesamtnote in Betracht gezogen werden. Hierfür muss nach Vorlage der beiden Gutachten ein drittes, externes Gutachten eingeholt werden. Der/die Betreuer:in wird in diesem Fall vom Dekanat benachrichtigt, so dass sie oder er eine:n fachlich kompetente:n Wissenschaftler:in einer anderen Universität oder außeruniversitären Forschungseinrichtung benennen kann. Das dritte Gutachten wird direkt vom Dekanat angefordert. Dieses Gutachten wird dann zusammen mit einer Erklärung zu möglichen Interessenskonflikten dem Promotionsausschuss vorgelegt. Weiterhin muss für das Prädikat „ausgezeichnet“ eine Veröffentlichung mit Ihnen als Erstautor:in in einer begutachteten Zeitschrift publiziert oder zur Publikation angenommen worden sein.

Nach Erhalt der Gutachten werden diese zwei Wochen zur Einsichtnahme durch die Professor:innen und berechtigten Mitglieder des Fachbereichs ausgelegt. In dieser Zeit können eventuell Stellungnahmen oder Sondergutachten vorgelegt werden. Nach Ende der Auslagefrist entscheidet die Prüfungskommission über die Annahme der Dissertation.

Nach Annahme der Arbeit setzt der Dekan bzw. die Dekanin in Absprache mit der/dem Promovierenden und Kommissionsmitgliedern den Termin für die mündliche Prüfung fest. Mit einem Vorlauf von ebenfalls zwei Wochen lädt die/der Dekan:in zur mündlichen Promotionsprüfung ein.

Bezüglich der Prüfungstermine sind die oben genannten Fristen zu beachten. Nach Erhalt der Gutachten sind dies mindestens vier Wochen. Für die Gutachten sind acht Wochen einzuplanen, hierfür können von Ihnen aber unverbindlich kürzere Fristen mit den Referierenden abgesprochen werden.

Die mündliche Prüfung ist öffentlich und beginnt mit einem 30-minütigen Vortrag, in dem Sie das Thema und die Resultate Ihrer Arbeit vorstellen. Anschließend findet ein Prüfungsgespräch statt, während dessen Sie Ihre Arbeit gegenüber den Kommissionsmitgliedern verteidigen. Dabei werden auch Themen aus dem weiteren wissenschaftlichen Umfeld Ihrer Dissertation einbezogen. Die Verteidigung kann in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. In der Regel findet die Verteidigung in Präsenz statt. Verhinderte Mitglieder der Prüfungskommission können auch virtuell teilnehmen. Dies regelt §16(5) der PO/AT.

Nach Ende der Disputation, die nicht länger als eine Stunde dauern sollte, legt die Kommission in nicht-öffentlicher Sitzung das Gesamturteil der Promotion fest. Dabei fließen die Bewertung des Prüfungsvortrages und -gespräches sowie die schriftlichen Gutachten ein. Folgende Bewertungen sind möglich:

  • mit Auszeichnung bestanden
  • sehr gut bestanden
  • gut bestanden
  • bestanden
  • nicht bestanden

Eventuell werden noch Auflagen festgelegt, die vor Veröffentlichung der Dissertation erfüllt werden müssen.

Nach der Dissertation bzw. nach erfolgten Änderungen, legen Sie die gegebenenfalls geänderte Version dem/der Erstbetreuer:in vor und lassen sich die Genehmigung der Veröffentlichung dieser Version durch Unterschrift auf dem Formular „Erklärung zur Dissertation und Übertragung von Rechten“ bescheinigen.

Unter Versionsangabe ist hier der Name der aktuellen Version des Files, das bei der ULB hochgeladen wird, anzugeben.

Geben Sie die Erklärung zur Dissertation und Übertragung von Rechten im Dekanat ab (sie wird dann an TUprints weitergeleitet).

Registrieren Sie sich bei TUprints unter:

TUprints der ULB Darmstadt

und laden Sie die Dissertation hoch.

Die Veröffentlichung muss innerhalb eines Jahres über den Hochschulpublikationsserver der TUDa erfolgen. Näheres regelt § 19 der PO. Eine Verlängerung der Frist ist unter besonderen Umständen auf Antrag durch den Promotionsausschuss möglich (§ 20 der PO). Bitte beachten Sie: Kommt die/der Doktorand:in der Verpflichtung zur Einreichung bzw. Veröffentlichung der Dissertation nicht innerhalb eines Jahres nach (ohne Antrag auf Verlängerung), gilt die Promotion als nicht bestanden.

Bitte beachten Sie die Empfehlung der ULB zum Datenschutz:

Die im Dekanat eingereichte Dissertation sowie die Exemplare für die Gutachtenden und Prüfenden muss eine Ehrenwörtliche Erklärung mit Unterschrift der/des Promovend:in sowie einen akademischen Lebenslauf enthalten.

Die ULB weist darauf hin, dass grundsätzlich keine Verpflichtung besteht, diese Ehrenwörtliche Erklärung oder den Lebenslauf in der Dissertation zu veröffentlichen. Die Erklärung kann trotzdem in die hochgeladene Dissertation aufgenommen werden, dann aber ohne Unterschrift, da sie im Internet veröffentlicht wird und missbraucht werden könnte. Der oft in die Dissertation eingebundene akademischer Lebenslauf sollte aus Sicherheitsgründen keine persönlichen Daten enthalten.

Bei weiteren Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter:innen an der ULB.

Erklärung zur Dissertation und Übertragung von Rechten (wird in neuem Tab geöffnet)

Nach der mündlichen Promotionsprüfung erhalten Sie vom Dekanat einen Zwischenbescheid, der bestätigt, dass Sie die Promotionsprüfung erfolgreich abgelegt haben, den Doktortitel jedoch noch nicht führen dürfen. Dieser Zwischenbescheid kann z. B. für Bewerbungen verwendet werden.

Der Druck Ihrer Promotionsurkunde wird nach erfolgter Prüfung vom Dekanat in Auftrag gegeben. Sobald Sie Ihre Dissertation bei TUprints hochgeladen haben, erfolgt von der ULB eine entsprechende Bestätigung an das Dekanat und die Urkunde kann Ihnen überreicht bzw. zugeschickt werden. Erst mit Erhalt der Urkunde sind Sie berechtigt, den Doktortitel zu führen.